Como enviar e-mail de cobrança ou Carta?

Somos um escritório de advocacia empresarial com intensa atuação e apoio a empresas na área de cobrança. Caso tenha interesse em contratar nossos serviços, entre em contato conosco.  Nossos canais de contato são: e-mail, contato@marcellobenevides.com. Telefone: fixo 21-3217-3216 e 21-3253-0554 ou celular 21-99541-9244logo_whatsapp_con_sombra_sin_fondo02_4, ou  através de um pequeno formulário, para acessá-lo clique aqui.

Veja o vídeo abaixo, entenda como funciona a cobrança judicial e a cobrança extrajudicial.

E-mail de Cobrança ou Carta de Cobrança, como enviar? Entenda como agir nesses casos.

Infelizmente no momento atual da economia a inadimplência cresce astronomicamente aliado a isso a diminuição do número de vendas tem sido um dos maiores problemas das Empresas que vem lidando com a atual crise econômica.

Alguns dos nossos clientes imaginam que o envio do título de forma precoce para cobrança é suficiente e não entendem que todas as hipóteses para cobrança interna devem ser esgotadas, ou seja, que o próprio Credor tome as medidas necessárias para uma cobrança amigável antes do envio do título para cobrança especializada.

O ideal é que internamente a cobrança seja padronizada e temporizada, em alguns casos o protesto é necessário e pode resolver o problema, mas em outros não. Aconselhamos a leitura do nosso artigo: Cobrança Interna. 7 Erros comuns cometidos por Empresas.

Por isso, orientamos que o título seja levado a protesto, no máximo em 7 (sete) dias após o vencimento. Importante ainda, que seja realizada uma negociação interna. Significativo que o próprio Credor faça contato para que o problema seja sanado no prazo máximo de 30 dias após a lavratura do protesto.

Dentro deste prazo, deve-se contatar o devedor, enviar e-mails, fazer contato via telefone ou carta e tudo quanto for possível para resolução do caso. Passado esse período nossa orientação é a de encaminhar para cobrança especializada. Essa cobrança, inicialmente é realizada, de forma amigável (extrajudicial), visando a resolução rápida da pendência.

Adotamos essa postura, porque um processo judicial, pode gerar altos custos e conciliar é uma forma de reduzir despesas com custas judiciais e honorários advocatícios.

Hoje quero compartilhar 10 dicas para elaboração de um e-mail de cobrança ou uma carta de cobrança. Para uma cobrança interna eu aconselho sempre o envio de e-mails, principalmente em vendas onde a comprovação se dá apenas por nota fiscal.


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Como enviar e-mail de cobrança ou Carta? Veja nossas dicas.

Mas como enviar um e-mail sem ser ofensivo, sem infringir nenhuma lei e principalmente, como efetuar uma cobrança interna sendo eficiente? Como efetuar uma cobrança via e-mail ou carta sem correr o risco de sofrer uma ação judicial?

Abaixo vamos listar 5 dicas sobre como enviar uma cobrança tanto para pessoas físicas, quanto de pessoas jurídicas e ao final vamos fornecer um modelo de cobrança (carta ou e-mail). Sim, há diferença e você precisa estar ciente disso para não criar um problema maior do que já possui.

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  • PESSOAS FÍSICAS – E-mail de Cobrança

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1 – Seja objetivo, claro e educado no e-mail de cobrança ou carta:

Exemplo: Sr.(a), boa tarde. Meu nome é ________, represento o setor financeiro da Empresa _________, e na qualidade de preposto venho lhe informar que existe uma pendência de ….

2 – Envie a cobrança somente para e-mails fornecidos pelo próprio Devedor ou para endereços que ele tenha preenchido em ficha de cadastro, contratos ou formulários.

O Art. 42 do Código de Defesa do Consumidor, determina que: “Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”

Ou seja, nesse caso a cautela deve ser redobrada para que não sofram com a interposição de ações indenizatórias por dano moral. Muitas Empresas ligam até para o vizinho no sentido de fazer um contato, não façam isso em hipótese alguma. Outro ponto é o envio de cobrança para suposto endereço do Devedor, envie somente para o endereço cadastrado no sistema.

3 – Certifique-se do valor cobrado para não ter que devolver em dobro.

Existe um ditado que diz: “Quem paga errado, paga duas vezes.” Eu prefiro utilizar um outro, quem cobra errado paga duas vezes! O código de defesa do consumidor, mais uma vez, protege o Consumidor quando é realizada uma cobrança de forma equivocada.

O Parágrafo Único do art. 42, determina que: O consumidor cobrado em quantia indevida tem direito à repetição do indébito, por valor igual ao dobro do que pagou em excesso, acrescido de correção monetária e juros legais, salvo hipótese de engano justificável.”

4 – Detalhe o valor com juros e correção.

Os juros legais, mais correção monetária devem constar em qualquer contrato, ainda aconselhamos a inclusão de diversos outros itens obrigatoriamente, mas juros e correção devem constar prioritariamente. não sei se você possui um contrato de compra e venda ou de contratação do seu serviço, caso não possua aconselho utilizar um direcionado especificamente para o seu negócio, acredite isso vai lhe poupar tempo e muito dinheiro. Inclusive, essa é uma das 7 dicas do nosso artigo, “Cansado de Devedores? Confira 7 dicas para reduzir a inadimplência”, que você não deve deixar de ler.

5 – Dê prazo e peça para desconsiderar caso a pendência já tenha sido sanada.

Dê um prazo para pagamento, nesses casos aconselhamos que dê um prazo de 2 a 5 dias. Coloque uma advertência ao final informando que caso a pendência já tenha sido sanada o devedor deverá desconsidera-la.

Feitas as considerações acima vamos ao modelo?

Sr.(a),______ boa tarde.

Meu nome é ________, represento o setor financeiro da Empresa _________, e na qualidade de preposto venho lhe informar que existe uma pendência de …. (DETALHAR NÚMERO DO TÍTULO E COLOCAR O VALOR CORRIGIDO) em seu nome.

Prezamos e nos preocupamos com nossos clientes, assim nossa praxe é antes de tomar qualquer medida, entrar em contato para saber se é possível uma negociação amigável.

Estou disponível de segunda a sexta, das 09:00 h as 18:00 h nos seguintes telefones ____________________ ou poderá nos responder neste e-mail.

Aguardamos seu retorno.

Obs. Caso já tenha efetuado o pagamento pedimos a gentileza de desconsiderar.


  • PESSOA JURÍDICA – E-mail de Cobrança

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1 – Seja objetivo, claro e educado no e-mail de cobrança:

Nesse ponto, não há diferença a cordialidade e a educação devem ser utilizadas da mesma forma, por isso o exemplo é o mesmo.

“Sr.(a), boa tarde. Meu nome é ________, represento o setor financeiro da Empresa _________, e na qualidade de preposto venho lhe informar que existe uma pendência de ….”

2 – Se for enviar e-mail entre em contato em no máximo 24 horas após o envio. Em relação a carta de cobrança envie sempre por carta registrada ou SEDEX, assim é possível identificar quando a empresa recebeu a correspondência.

Em épocas de crise determinadas Empresas acabam priorizando alguns pagamentos e o seu acaba ficando para trás. Então, assim que o valor apontar faça um contato de preferência por e-mail. Lembre-se, Pessoa Jurídica não é como Pessoa Física e não sofre coação ou dano moral pelo fato de estar sendo cobrada, vou falar mais sobre isso no tópico seguinte.

3 – Informe as consequências caso o pagamento não seja realizado.

Nesse caso, não se faz necessária tanta cerimônia. Seja objetivo quanto as consequências caso o pagamento não seja realizado no prazo apontado. Faça da seguinte forma:

3. a – Modelo de e-mail

“…

Não localizamos o pagamento dos seguintes títulos:

xxx/xx

xxx/xx

A dívida atualizada monta a quantia de R$ ______. Dessa forma, visando evitar que medidas administrativas sejam tomadas, pedimos que envie o comprovante de pagamento no prazo máximo de _______.

Caso o pagamento não seja identificado no prazo acima, iremos encaminhar o título ao cartório de protesto (ou será incluído nos cadastros restritivos de crédito).

Obs. Caso o pagamento já tenha sido realizado pedimos a gentileza de desconsiderar”

Alguns devedores costumam pedir prazos maiores, outros pedem redução dos valores, isso vai da negociação do cliente com o devedor, creio que nesse momento, parcelamentos e reduções não sío aconselháveis.

Outro ponto, alguns Devedores adotam uma postura defensiva e alegam estar sendo coagidos ao pagamento. Contudo, é preciso esclarecer que age no exercício regular do direito o Credor que ameaça o Devedor de protestar o título vencido e não pago, como também, requerer a falência da empresa, inexistindo coação no fato.

Pessoa jurídica não sofre coação moral ao saber que se iniciam os preparativos para o protesto de título devido ou não pago, inclusío no SPC ou pedido judicial de falência, Pessoa Jurídica é uma ficção criada pelo direito. Nesse caso, não é possível sofrer coação, posto que, Pessoa Jurídica somente contrai Direitos e Obrigações.

Além disso, a ameaça do exercício normal de um direito não pode ser considerada coação, visto que o Credor de dívida vencida e não paga, pode protestar o título e requerer a Falência da empresa que não adimpliu a obrigação assumida.

Leia também:

Cobrança Empresarial

4 – Após o protesto do título envie novo e-mail de cobrança, com novo prazo.

Nesse caso é importante novamente advertir o devedor das consequências de sua inércia. Exemplo:

“Até a presente data os valores não foram quitados em cartório ou obtivemos respostas dos nossos contatos.

Caso o título continue em aberto será encaminhado para nosso setor jurídico, onde não mais poderemos interferir na negociação.

Aguardamos seu retorno.”

5 – Tempo! Nesse caso ele é fundamental. não fique com títulos vencidos por mais de 45 dias.

Planilhe seus débitos, faça um controle e utilize os prazos para cada passo a ser dado. Usualmente, quando o Credor consegue gerenciar um processo interno de cobrança a inadimplência diminui. Após 45 dias de vencido envie para uma empresa de cobrança ou um escritório de cobrança especializado.

Abaixo segue nosso modelo de e-mail de cobrança para empresas:

5.a – Modelo de e-mail

“Prezado Cliente,

Informamos que não localizamos o pagamento dos seguintes títulos:

xxx/xx

xxx/xx

A dívida atualizada monta a quantia de R$ ______. Dessa forma, visando evitar que medidas de ordem administrativa e judicial sejam tomadas, pedimos que envie o comprovante de pagamento no prazo máximo de _______.

Caso o pagamento não seja identificado no prazo acima, iremos encaminhar o título ao cartório de protesto. (ou será incluído nos cadastros restritivos de crédito, vai depender de como sua Empresa funciona.)

Se o título já foi levado a protesto coloque da seguinte forma: Apesar de protestado o pagamento do seu título continua em aberto, motivo pelo qual informamos que caso o pagamento não ocorra em 48 horas, iremos encaminhar o seu débito para nosso setor jurídico.

Obs. Caso o pagamento já tenha sido realizado pedimos a gentileza de desconsiderar”


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Conte-nos o seu caso. Você preenche o formulário informando dados básicos e detalhes sobre o caso e nós cuidamos do resto. Vamos analisar, entrar em contato com você para esclarecer o problema e tomar as medidas cabíveis. Nosso escritório possui larga experiência em ações que envolvam cobrança judicial e amigável, com advogados especializados. Para acessar o formulário, clique aqui.
 
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Marcello Benevides

Marcello Benevides

É fundador e CEO do escritório que leva seu nome, está formado desde 2005. Tornou-se especialista na recuperação de créditos de alta monta, diante da vasta experiência adquirida na realização de Cobrança Extrajudicial e Judicial para Empresas e Instituições Financeiras. Possui Pós-Graduação em Direito Empresarial pela AVM — Universidade Cândido Mendes, além de curso de atualização em Direito do Consumidor pela Fundação Getúlio Vargas — FGV — RJ.